Để hội đủ điều kiện lãnh thưởng, các học sinh từ lớp 1 đến lớp 12 trong quận hạt Sacramento có điểm trung bình (GPA) toàn năm là 3.5 trở lên.
Điểm trung bình này được tính từ điểm của hai lục cá nguyệt (semesters) hay ba tam cá nguyệt (trimesters) hoặc bốn cá nguyệt (quarters) tùy theo lịch trình dạy hằng năm của mỗi học khu. Tất cả điểm được cộng lại và chia ra để tính số trung bình.
Điểm tính dựa vào các thang điểm (grading scales) ghi trên học bạ (transcript/ report card) của mỗi trường hay mỗi học khu các học sinh đang theo học. Các bằng khen và lời phê của giáo sư không thể dùng để tính điểm.
Ở cấp Tiểu học (Elementary), điểm thường cho bằng số. Như : (a) 5, 4, 3, 2, 1 hoặc (b) 4,3,2,1. Các số này sẽ được chuyển ra tương đương với hệ thống chữ A, B, C, D, F. Dù với thang điểm nào, (a) hay (b), thì số cao nhất của thang điểm cũng sẽ được tính tương đương với A = 4, số kế là B = 3 và kế là C = 2 và tuần tự như vậy.
Ở bậc trung học đệ nhất cấp (middle/junior high school) và trung học đệ nhị cấp (high school) điểm cho bằng chữ như: A = 4; B = 3; C = 2; D = 1; F = 0. Ban Phát Thưởng không tính điểm của Pass (P), các dấu + (plus) và – (minus) hay những lớp mà trường không tính vào điểm trung bình ghi trên học bạ.
Các lớp cao như Advanced Placement (AP), Honors (H) được tính thêm 1 điểm. Ví dụ như A = 5 thay vì theo bình thường A = 4. Những lớp này thường chỉ dạy ở trung học đệ nhị cấp. Riêng học khu Elk Grove lại cho điểm A = 5 những lớp học tại đại học cộng đồng (community college) và một lớp Science Honors của lớp 8 ở middle schools.
Ban Phát Thưởng luôn luôn tôn trọng và dựa hoàn toàn vào các thang điểm và cách tính điểm trung bình riêng biệt của mỗi trường hay học khu đã ghi sẵn trên học bạ của học sinh để tính điểm trung bình toàn năm chứ Ban Phát Thưởng không tự đề ra một hệ thống tính điểm nào khác của riêng Ban Phát Thưởng.
